مدیریت پروژه دیجیتال یکی از روندهای آینده در صنعت ساخت و ساز است. در اینجا از نرم افزارهای مبتنی بر ابر برای دستیابی به اهداف کیفیت، زمان و هزینه استفاده می شود. از طریق مدیریت پروژه، اصول هر مرحله از ساخت و ساز قبلاً تصمیم گیری شده است که در مرحله اولیه، مدیر پروژه از الگوریتم های پیش بینی مبتنی بر هوش مصنوعی برای درک امکان سنجی پروژه استفاده می کند.
پس از تأیید مدیر برای همه نقاط عطف تعیین می کند و منابع را برای دستیابی به آن نقاط عطف توزیع می کند. منابع از طریق یک سیستم ERP توزیع می شوند که شفافیت و همچنین ذخیره حجم زیادی از داده ها را تضمین می کند.
یک سیستم ERP نیز توسط مدیران برای ردیابی نتایج مورد انتظار و واقعی ( همچنین به عنوان تجزیه و تحلیل فرآیند همانطور که هست شناخته می شود ) هر کار و سپس حتی جمع آوری بینش در تنگناها استفاده می شود.
در پایان پروژه مدیران قراردادهای حرفه ای را برای تأیید تعهدات قانونی و جلوگیری از تقلب مالی می بندند.همه اینها نشان می دهد که چگونه مدیریت پروژه ساخت و ساز دیجیتال منجر به کاهش ضایعات، افزایش بهره وری نیروی کار و تضمین تکمیل پروژه ها در موعد مقرر می شود، که همچنین منجر به رضایت بیشتر مشتری بلکه بازگشت مشتریان نیز می شود.
تبادل پیچیده و آشفته اطلاعات
در صنعت ساختمان یکی از رایج ترین اتفاقات این است که شرکت ها بیش از یک مشتری در یک زمان دارند. چالش در اینجا تبدیل به تبادل اطلاعات در داخل شرکت می شود که در پرتو فرآیندهای دستی خسته کننده و گیج کننده می شود و همچنین مستعد تاخیر و خطا می گردد.
مدیریت و جمع‌آوری داده‌ها برای چندین پروژه و درگیر در برآوردن خواسته‌های مشتریان مختلف شرکت‌های صنعت ساختمانی که از روش های قدیمی مانند استفاده از پاورپوینت یا صفحات گسترده اکسل روشی بسیار ناکارآمد و غیرعملی خواهد بود که این روش بسیار ناکارآمد و ناامن خواهد بود که کل فرآیند توسط کسانی که به اطلاعات کامل دسترسی ندارند بررسی شود. علاوه بر این موارد بدون پشتیبان گیری اطلاعات در معرض از بین رفتن قرار خواهند گرفت.
علاوه بر این اطلاعات مدیریت شده به این روش بصورت آنلاین به روز نمی شوند که این به چالش موجود می افزاید که می تواند از طریق پیاده سازی یک سیستم ERP حل شود.
ارتباط ضعیف
شرکت های صنعت ساخت و ساز باید قبل از تکمیل پروژه ها کار را به بخش ها و تیم های مختلف واگذار کنند. این به این دلیل است که پروژه های ساختمانی به تخصص متخصصان مختلف مانند معماران، مهندسان عمران، کارگران ماهر، برق، لوله کش و غیره نیاز دارند. تنها با تلاش مشترک، طراحی و برنامه ریزی همه این متخصصان می توان پروژه ساخت و ساز را طبق وعده ای که به کارفرما داده شده است، به سرانجام رساند.
با این حال گرد هم آوردن تلاش همه این متخصصان نیازمند ارتباط مناسب است که در صنعت ساختمان چالشی است. یک بستر ارتباطی وجود ندارد که همه بخش‌ها و تیم‌ها بتوانند روی هم جمع شوند، پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی و اجرا کنند.
به همین دلیل عامل فقدان ارتباطات واضح و مؤثر منجر به از بین رفتن وظایف مهمی می‌شود و تیم‌های مربوطه تنها زمانی از مسائل مطلع می‌شوند که برای اصلاح آنها خیلی دیر شده باشد.
یک سیستم ERP به برقراری ارتباط موثر کمک می کند حتی زمانی که جلسات حضوری امکان پذیر نیست و همه ذینفعان را در مورد پیشرفت و همچنین موانع به روز نگه می دارند.
انتظارات غیر واقعی، پیش بینی بد، برآوردهای نادرست
در صنعت ساخت و ساز یک مناقصه را می توان بر اساس پیشنهادی که ارائه می دهید به طور کامل برنده یا از دست داد. این یک صنعت بسیار رقابتی و در عین حال پیچیده است که در آن پیشنهاد هزینه های تخمینی یک پروژه شامل پارامترهای زیادی مانند هزینه های نیروی کار، هزینه های مواد خام، مدت زمان پروژه، مجوزها و تورم و غیره است.
در نظر گرفتن تمام این عوامل به صورت دستی برای برآورد هزینه پروژه، به احتمال زیاد مستعد خطاهای انسانی، داده های قدیمی، تجزیه و تحلیل اشتباه و غیره است که منجر به تخمین نادرست پروژه ساخت و ساز می شود. هنگامی که این اتفاق می افتد، مشتریان ایمان خود را به شرکت از دست می دهند، ناراضی می شوند و عملکرد پروژه تحت تأثیر قرار می گیرد.
علاوه بر این یکی دیگر از روندها و چالش های تکرار شونده در صنعت ساخت و ساز انتظارات بالای برخی از مشتریان و ذینفعان است. این می‌تواند شامل این باشد که آنها بخواهند پروژه‌ای با زمان‌بندی سریع تکمیل شود یا پروژه‌ای با بودجه محدود تکمیل شود. چنین انتظاراتی منجر به چالش‌هایی می‌شود که باید قبل از اینکه قول بدهید مطابق انتظارات آنها انجام دهید باید عمیقاً ارزیابی شوند.
کار با اهداف دست نیافتنی در واقع می تواند مانع بهره وری شود تا حدی که حتی اگر کارمندان شما اضافه کاری هم کار کنند باز هم نمی توانند به شما کمک کنند تا پروژه ساخت و ساز را همانطور که لازم است تکمیل کنید تنها به این دلیل که اهداف مشتری یا ذینفعان قابل دستیابی نیستند. اگر قرار باشد کیفیت و دقت پروژه ساخت و ساز حفظ شود هیچ انگیزه ای از کارکنان، مزایای اضافی کارکنان، یا راه حل های دیگری از این قبیل کار ساز نخواهد بود.
چالش مرتبطی که صنعت ساخت و ساز با آن مواجه است پیش بینی بد است که منجر به چنین انتظارات بالا و غیر واقعی می شود. پیش‌بینی بد اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که تمرکز بر بلندمدت به جای پیش‌بینی‌های کوتاه مدت باشد. برای دانستن اینکه آیا این پیش بینی ها واقعا قابل دستیابی هستند یا خیر باید به اهداف ماهانه، هفتگی و روزانه تقسیم شوند.
هنگامی که این بینش کامل را به دست آورید می توانید مسائل را ( در صورت لزوم ) به مشتریان یا ذینفعان خود در میان بگذارید. این می تواند با ارائه یک برنامه جایگزین دنبال شود تا آنها بتوانند جدول زمانی یا بودجه تهاجمی و در عین حال قابل دستیابی را ببینند.
این به شما در مدیریت انتظارات از ابتدا کمک می کند به طوری که می توانید یک پروژه برنده را راه اندازی کنید و بهترین راه برای اطمینان از آن استفاده از یک سیستم ERP است که به شما کمک می کند تا همه اینها را با کارایی بالاتر انجام دهید.
داده های پروژه را ساده کنید
این یک اتفاق عادی در هر کسب و کار از جمله کسب و کار ساختمانی است که شما ملزم به معامله با بیش از یک مشتری در هر زمان هستید. با این حال فرآیند پیچیده همان است که باعث می شود تبادل اطلاعات در سازمان و همه بخش های مربوطه بسیار پیچیده و گاهی اوقات گیج کننده باشد. این به حدی است که خطاها تقریباً اجتناب ناپذیر می شوند.
مدیریت چنین داده های متعددی به صورت دستی تبدیل به چالشی می‌شود که مستعد خطاهای متعدد در وارد کردن داده‌های انسانی است که بعداً می‌تواند به یک اشتباه بزرگ تبدیل شوند زیرا حتی یک اشتباه کوچک در صنعت ساخت و ساز می‌تواند باعث تاخیرهای پرهزینه شود و همچنین ناتوانی شرکت شما در ارائه خدمات رضایت‌بخش را منعکس کند.
یک سیستم ERP برای رسیدگی به چنین مسائلی بسیار مفید است زیرا ردیابی داده ها را خودکار می کند و همچنین اطلاعات پروژه را ساده می کند. با این کار می توانید به راحتی وضعیت هر پروژه را زیر نظر داشته باشید، نیاز به مواد اولیه را به درستی شناسایی کنید، وظایف را به کارکنان مناسب محول کنید، لوازم مناسب را انتخاب کنید و در مجموع مدیریت پروژه را نه تنها برای خود ساده تر، بلکه کارآمدتر کنید. یعنی دقیق، سازنده و سودآورتر برای شما.
ارتباطات داخلی امن
یکی از رایج‌ترین چالش های صنعت ساخت و ساز قطع ارتباطات است که به دلیل وجود بخش‌های مختلف، فروشندگان، تامین‌کنندگان، کارکنان و حتی موقعیت های جغرافیایی درگیر هر پروژه ساختمانی است. با این حال این قطع اتصال عملیات را کند می کند و بر مهلت های پروژه تأثیر می گذارد. علاوه بر این هنگامی که بیش از یک مشتری دارید تبادل اطلاعات گیج کننده و خسته کننده می شود.
یک سیستم ERP در اینجا کمک بزرگی است زیرا یک پایگاه داده متمرکز را ارائه می دهد که هر بخش از اطلاعات و داده ها بر روی آن به اشتراک گذاشته می شود و برای همه بخش ها و کارمندانی که به آن نیاز دارند قابل دسترسی است. این پایگاه داده متمرکز همچنین ارتباط را آسان‌تر می‌کند و اطمینان می‌دهد که همه در یک موقعیت هستند چه از طریق برنامه‌ریزی تقویم، یا ایمیل، یا یادآوری، یا گردش کار پروژه و غیره.
مزیت اضافه شده و در عین حال ضروری سیستم ERP نیز این است که امنیت داده بهینه پشتیبان گیری از داده ها را در فضای ابری خود فراهم می کند و حتی به شما امکان می دهد مجوز کاربر را برای اطمینان از دسترسی مبتنی بر مجوز به داده های ذخیره شده در آن تعریف کنید.
تسهیل برآورد دقیق هزینه و درآمد ساخت و ساز
پروژه های ساخت و ساز مملو از نیازهای مشتری، مشخصات، طراحی و نقشه ها و حتی مهلت های مختلف هستند. بر اساس این الزامات هزینه های پروژه پیشنهادی نیز متفاوت است. به منظور تولید هزینه تخمینی پروژه تجزیه و تحلیل عمیق تمام جنبه های آن مورد نیاز است.
یک سیستم ERP در اینجا کمک بزرگی است زیرا استفاده از آن کل فرآیند تولید را بسیار آسان تر می‌کند. این به این دلیل است که تمام ابزارهایی را دارد که به شما امکان می دهد تمام پارامتر های مورد نیاز مانند هزینه نیروی کار، مواد اولیه، طراحی و حتی مدت زمان را در خود جای دهید. سپس تمام این اطلاعات و همچنین داده های گذشته و پیش بینی های آینده را قبل از به دست آوردن هزینه تخمینی دقیق و همچنین درآمد پروژه در نظر می گیرد.
کارایی در تصمیم گیری را بهبود می بخشد
به منظور هدایت مناسب منابع در پروژه های ساختمانی داشتن تجزیه و تحلیل دقیق از مواد اولیه، نیروی انسانی و مدت زمان پروژه ضروری است. با وجود یک سیستم ERP داده‌های بلادرنگ در مورد همه این پارامترها و موارد دیگر خواهید داشت که به شما بینش و تحلیل جامعی می‌دهد و به شما در تصمیم‌گیری کارآمد کمک می‌کند.
در واقع یک سیستم ERP همچنین شفافیتی را در سازمان ایجاد می‌کند و امکان نظارت بر فرآیندهای کسب و کار را به صورت آنلاین فراهم می‌کند و در عین حال ایده‌ای در مورد سناریوهای احتمالی داخلی ، چالش‌ها و فرصت‌هایی که باید مورد توجه قرار گیرند، می‌شود.
این به بهبود کارایی عملیاتی، کاهش زمان توقف غیرضروری، جلوگیری از عوارض قراردادی با مشتری و کمک به طراحی بودجه مالی مناسب برای تکلیف کمک خواهد کرد. مزیت اضافی همه این موفقیت ها، شهرت بهتر برند، افزایش وفاداری مشتری، کارایی بهتر، بازگشت سرمایه بیشتر، و درآمد بیشتر برای شرکت با صورت های مالی بهتر مانند صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت سود و زیان خواهد بود. .
بهبود جریان نقدینگی و مدیریت مالی
با استقرار سیستم ERP در شرکت های ساختمانی مدیریت مالی کلی شرکت ساده می شود. یک سیستم ERP خوب دارای تعهدات قانونی داخلی است که در زمان فرا رسیدن زمان به طور خودکار از آنها مراقبت می شود.
علاوه بر این دارای ویژگی هایی است که به شما امکان می دهد برنامه های مختلف حقوق و دستمزد را برای تیم های مختلف کارمندان تنظیم کنید با سفارشی سازی بیشتر برای پاداش یا کسر آنها. در واقع یک سیستم ERP امکان انتقال مستقیم حقوق و دستمزد به حساب های بانکی کارکنان را نیز فراهم می کند.
سیستم ERP همچنین گزارش‌های مالی، صورت‌های مالی، و تحلیل‌ها و بینش‌های مالی را روی داشبورد خود تولید می‌کند و بینش‌های مهمی را در مورد عملکرد کسب و کار ارائه می‌کند و در عین حال رکورددار کاملی برای کل سازمان است.
در واقع همچنین دارای تولید خودکار فاکتور با سیستم پیگیری برای فاکتورهای پرداخت نشده می باشد . بنابراین تضمین می کند که جریان نقدی کسب و کار شما حفظ می شود و پروژه های دیگر تحت تأثیر منفی قرار نمی گیرند. همچنین پیگیری پرداخت های جزئی به کارکنان، کارشناسان حوزه های مختلف، تامین کنندگان و فروشندگان و غیره نیز آسان تر می شود.
5 عنصری که یک ERP در صنعت ساخت و ساز باید داشته باشد
امروزه سیستم های ERP به طور گسترده در اکثر صنایع از جمله صنعت ساخت و ساز استفاده می شود. پیاده سازی سیستم های ERP به ارائه کارایی های برجسته در فرآیند و هماهنگ سازی کمک می کند. با این حال برای اینکه یک سیستم ERP همخوانی خوبی برای شرکت های صنعت ساخت و ساز باشد باید عملکردهای یک ERP استاندارد را با اضافه کردن پیش‌بینی‌های هزینه ثابت و سربار و همچنین مدیریت کل چرخه عمر پروژه انجام دهد. از پیشنهاد تا تحویل بنابراین 5 عنصر اصلی که یک ERP در صنعت ساخت و ساز باید داشته باشد عبارتند از:
یکپارچه سازی برآورد
هر پروژه ساخت و ساز یا می تواند به موقع تکمیل شود یا خیر، می تواند در حد بودجه تکمیل شود یا خیر، با این حال صرف نظر از این کاربر نهایی نگران این نیست که آیا شما سود کرده اید یا نه بلکه نگران این است که آیا شما تحویل داده اید یا خیر. پروژه از نظر کیفیت و زمان مطابق وعده داده شده است یا خیر.
با این حال با یک سیستم ERP که دارای ویژگی های تجزیه و تحلیل و پیش بینی بر اساس ساده سازی داده ها و اطلاعات نه تنها از زمان حال بلکه از گذشته و پیش بینی های آینده است می توان تخمین های دقیقی انجام داد که بر اساس آن می توان با مشتریان خود برخورد کنید و انتظارات آنها را مدیریت کنید.
حسابداری پیشرفته
در مورد شرکت‌های صنعت ساخت‌وساز علاوه بر عناصر معمول حسابداری عناصر اضافی که برای مدیریت جنبه‌های مالی کل فرآیند در پروژه های متعدد مورد نیاز خواهند بود شامل موارد زیر می‌شوند،اما به آنها محدود نمی‌شود:
- مدیریت قراردادها
- مدیریت کارخانه و تجهیزات
- پی گیری امور بدهکارها و پیمانکاران و تمدید قرارداد ها
- مدیریت موجودی عملیاتی
- گزارش هزینه ( مقایسه دقیق هزینه های موجود با هزینه های پیش بینی شده پروژه به صورت آنلاین )
- مدیریت خرید و تغییر سفارش
توابع اضافی حقوق و دستمزد
گام بعدی پس از محاسبه هزینه ها در مرحله برآورد مدیریت زمان در مقابل فعالیت برای تکمیل پروژه ساخت و ساز در زمان مقرر و با کیفیت وعده داده شده است. بنابراین داشتن اطلاعات دقیق در مورد هزینه ها در برابر بودجه و لیست حقوق و دستمزد طرف های درگیر امری ضروری است زیرا این امر به پیگیری و گزارش به موقع و پیشرفت در برابر هزینه های برآورد شده کمک می کند. عناصر اضافی که ERP شما باید داشته باشد تا بتوانید چنین تجزیه و تحلیل موردی داشته باشید شامل موارد زیر است اما محدود به آنها نیست :
- پردازش حقوق و دستمزد به صورت آنلاین
- خلاصه تجزیه و تحلیل هزینه نیروی کار
- گزارش هزینه واحد
- گزارش بهره وری واحد
- کنترل مستقیم هزینه نیروی کار
- قابلیت چند پروژه
- ادغام هزینه/درآمد پروژه بر حسب تقاضا
تجهیزات و مواد اولیه
سیستم ERP که برای شرکت خود در صنعت ساخت و ساز انتخاب می کنید باید بتواند مدیریت تمام کارخانه ها، مواد اولیه و تجهیزات را در پروژه های متعددی که شرکت تمایل دارد در آنها مشارکت کند انجام دهد.
این امر حیاتی است زیرا صنعت ساخت و ساز دارای یک بازار بسیار رقابتی با حاشیه های فشرده تر و محدودتر است و بنابراین به منظور دستیابی به حداکثر بهره وری و سودآوری به اشتراک گذاری منابع از انواع مختلف در پروژه ها و مکان ها یک روش معمول است که از این طریق امکان پذیر می شود پیاده سازی سیستم ERP که دارای ویژگی های مشابه است. بنابراین سیستم ERP شما باید بتواند طیف وسیعی از مصالح ساختمانی و همچنین تجهیزات و نیروی انسانی را مدیریت کرده و در اختیار داشته باشد .
گزارشگری مالی جامع
در صنعت ساخت و ساز گزارش دهی باید آنلاین انجام شود زیرا تنها در این صورت می‌توان حاشیه های سودآوری را مدیریت کرد. پیچیدگی در اینجا این است که در این صنعت سود و زیان را نمی توان به راحتی محاسبه کرد که در سایر مدل های تجاری سنتی محاسبه می شود. با این حال یک سیستم ERP این امکان را فراهم می کند به خصوص اگر متمرکز بر پروژه باشد. سایر عناصر اضافی که یک ERP می تواند برای دقیق تر کردن این کار داشته باشد عبارتند از :
- تجزیه و تحلیل استفاده از منابع
- مدیریت سود و زیان بر اساس واحد، ترکیب محصول و یا پروژه
- ردیابی دقیق دارایی
- گزارش و تجزیه و تحلیل موقعیت مکانی چندگانه
- مدیریت ترازنامه بر اساس پروژه، واحد تجاری یا عملکرد
- مدیریت بدهی و حقوق صاحبان سهام بر اساس پروژه، واحد تجاری یا عملکرد
- گزارش‌های تلفیقی
