آشنایی با سیستم جامع منابع انسانی

سیستم جامع منابع انسانی (HRMS) یا سیستم مدیریت منابع انسانی (HRM System) یک نرم‌افزار یا پلتفرم مبتنی بر فناوری اطلاعات است که برای مدیریت همه جنبه‌های منابع انسانی در یک سازمان استفاده می‌شود. این سیستم شامل مجموعه‌ای از ابزارها و قابلیت‌هاست که برای پشتیبانی از فرآیندهای مختلف منابع انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

عناصر سیستم جامع منابع انسانی

1. مدیریت اطلاعات پرسنلی: این عنصر شامل ثبت و مدیریت اطلاعات شخصی کارکنان، اطلاعات تماس، سوابق تحصیلی و تجربیات کاری، مهارت‌ها و صلاحیت‌ها، مشخصات خانوادگی و سایر اطلاعات مربوط به کارمندان است.

2. مدیریت حضور و غیاب: این قابلیت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا حضور و غیاب کارکنان را رصد و ثبت کنند. از طریق سیستم حضور و غیاب، می‌توان ساعات کاری، مرخصی‌ها، تأخیرها و غیاب‌های کارکنان را ثبت و مدیریت کرد.

3. مدیریت دوره‌های آموزشی و توسعه کارکنان: این قابلیت به سازمان‌ها اجازه می‌دهد دوره‌های آموزشی را برنامه‌ریزی و پیگیری کنند، اطلاعات مربوط به دوره‌های آموزشی را ثبت و نظارت کنند و توانمندی‌های کارکنان را ارزیابی کنند.

4. مدیریت عملکرد و ارزیابی کارکنان: این قابلیت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را ارزیابی کنند، اهداف را تعیین کنند و عملکرد کارکنان را پیگیری کنند. همچنین، می‌توان با استفاده از این سیستم، سوابق عملکرد کارکنان را ثبت و نگهداری کرد.

5. نرم افزار مدیریت جذب در منابع انسانی: کلیه‌ی فعالیت های مرتبط با تامین نیروی انسانی برای سازمان ها را شامل می شود که دامنه ی عملیاتی این فرایند، از دریافت و بررسی نیازهای جذب نیرو تا مدیریت انفصال نیروها را شامل می شود. لذا، هر زمان که یک نیاز استخدامی، نیاز جابجایی نیرو و یا نیاز انفصال خدمت در سازمان ایجاد شود، عملیات مطابق با فرآیند مدیریت جذب و ترک منابع انسانی انجام می شود.

6. مدیریت ارتباطات و اطلاع‌رسانی: این قابلیت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارتباطات داخلی را بهبود دهند و اطلاعات مهم را به کارکنان ارائه دهند. از طریق سیستم جامع منابع انسانی، می‌توان اطلاعیه‌ها، اخبار سازمانی و اطلاعات مربوط به سیاست‌ها و روش‌های سازمان را در اختیار کارکنان قرار داد.

سیستم جامع منابع انسانی می‌تواند به طور کامل یا جزئی به نیازها و ساختار سازمانی هر سازمان سفارشی شود. این سیستم‌ها معمولاً قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مورد استفاده در سازمان را دارند، مانند سیستم مدیریت مالی، سیستم مدیریت مستندات، و غیره.

ارتباط HRM وERP

سیستم مدیریت منابع انسانی (HRM) و سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) دو سیستم مدیریتی متفاوت هستند، اما ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند و می‌توانند به صورت متکامل در یک سازمان استفاده شوند.

سیستم HRM مرتبط با مدیریت جنبه‌های منابع انسانی سازمان است، از جمله مدیریت اطلاعات پرسنلی، حضور و غیاب، آموزش و توسعه کارکنان، ارزیابی عملکرد، مدیریت پرداخت و حقوق، و ارتباطات داخلی. هدف اصلی HRM در سازمان‌ها، بهینه‌سازی استفاده از منابع انسانی و ارتقای عملکرد و رضایت کارکنان است.

از طرفی، سیستم ERP به صورت گسترده‌تری تمام فعالیت‌ها و عملیات سازمان را شامل می‌شود. این سیستم معمولاً شامل زیرسیستم‌های مختلفی مانند مدیریت فروش، مدیریت مالی، مدیریت موجودی، زنجیره تأمین و غیره است. هدف اصلی سیستم ERP ادغام و هماهنگی فعالیت‌ها و فرآیندهای مختلف سازمان است تا اطلاعات بهتر و بهبود کارایی سازمان فراهم شود.

ارتباط بین سیستم HRM و ERP در این است که اطلاعات و داده‌های مربوط به منابع انسانی که در سیستم HRM ثبت و مدیریت می‌شوند، می‌توانند به صورت یکپارچه با سیستم ERP به اشتراک گذاشته شوند. این اتصال بین دو سیستم به سازمان امکان می‌دهد که از طریق سیستم ERP به اطلاعات پرسنلی، حضور و غیاب، حقوق و پرداخت، ارزیابی عملکرد و سایر داده‌های HRM دسترسی داشته باشد و از آن‌ها استفاده کند.

به عنوان مثال، سیستم ERP می‌تواند از اطلاعات حضور و غیاب کارکنان در سیستم HRM استفاده کند تا محاسبات پرداختی را انجام داده و به روزرسانی‌های مربوط به حقوق و دستمزد در سیستم مالی اعمال کند. همچنین، سیستم ERP می‌تواند اطلاعات مورد نیاز برای برنامه‌ریزی منابع، تخصیص کار و توزیع وظایف را از سیستم HRM دریافت کند.

به این ترتیب، ارتباط بین سیستم HRM و ERP به سازمان کمک می‌کند تا فرآیندهای اداری و عملیاتی خود را بهبود بخشد، دقت و کارایی را افزایش دهد و به صورت یکپارچه از منابع انسانی و سایر منابع سازمان استفاده کند.

تاریخچه سیستم جامع منابع انسانی

سیستم جامع منابع انسانی (HRMS) یا سیستم مدیریت منابع انسانی (HRM System) از طریق تکنولوژی اطلاعات و کامپیوترها به وجود آمده است. تاریخچه این سیستم به سال‌های پیش از ظهور کامپیوترها برمی‌گردد، اما در طول سالیان بعد با توسعه فناوری‌های مختلف بهبود و تکامل یافته است. در زیر به تاریخچه مهم سیستم جامع منابع انسانی اشاره می‌کنم:

1960-1970: در این دهه‌ها با ظهور رایانه‌های بزرگ و ابتدایی، شرکت‌ها شروع به استفاده از سیستم‌های محاسباتی برای مدیریت اطلاعات منابع انسانی کردند. این سیستم‌ها در حالت اولیه خود شامل فایل‌ها و کارت‌های سخت‌افزاری بودند که اطلاعات مربوط به کارمندان و پرسنل را در بر می‌گرفتند.

1980-1990: در دهه‌های 80 و 90 با ظهور رایانه‌های شخصی و نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی، سیستم‌های جدیدتر و پیشرفته‌تری به وجود آمدند. این سیستم‌ها به شرکت‌ها امکان می‌دادند تا اطلاعات پرسنلی را در قالب الکترونیکی ثبت و مدیریت کنند. این نرم‌افزارها عملکرد‌هایی مانند ثبت اطلاعات پرسنلی، مدیریت حضور و غیاب، محاسبه حقوق و پرداخت را پشتیبانی می‌کردند.

2000-تاکنون: در دهه‌های 2000 و به بعد، با پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات، سیستم جامع منابع انسانی به سطح بالاتری از پیچیدگی و تکامل رسید. این سیستم‌ها به شرکت‌ها ا

مکاناتی را ارائه می‌کنند که شامل ارتباطات داخلی، مدیریت عملکرد، ارزیابی عملکرد، توسعه کارکنان، مدیریت توانمندی‌ها و سایر فعالیت‌های مربوط به منابع انسانی است.

از آن زمان تاکنون، سیستم‌های HRMS بهبود یافته و تکامل یافته‌اند. با افزایش قدرت پردازش رایانه‌ها، رشد اینترنت و توسعه فناوری‌های نوین مانند ابر، هوش مصنوعی و تحلیل داده‌ها، سیستم‌های جامع منابع انسانی به صورت پیشرفته‌تری طراحی و پیاده‌سازی می‌شوند تا سازمان‌ها را در مدیریت منابع انسانی و بهبود عملکرد سازمانی یاری دهند.

اهمیت استفاده از سیستم جامع منابع انسانی در سازمان ها

سازمان‌ها برای متمرکز و بهینه‌سازی مدیریت منابع انسانی خود از سیستم جامع منابع انسانی (HRMS) استفاده می‌کنند. دلایل استفاده از این سیستم برای سازمان‌ها عبارتند از:

1. بهبود کارایی: با استفاده از یک سیستم جامع منابع انسانی، سازمان قادر است فرآیندهای مدیریتی خود را بهبود دهد و کارایی عملکرد را افزایش دهد. این سیستم به صورت خودکار و متمرکز اطلاعات پرسنلی را ثبت و مدیریت می‌کند، بهبود حضور و غیاب را ارائه می‌دهد، پرداخت‌ها و حقوق را مدیریت می‌کند و فرآیندهای دیگر را بهینه می‌سازد.

2. مدیریت بهتر منابع انسانی: سیستم جامع منابع انسانی به سازمان کمک می‌کند تا منابع انسانی خود را به بهترین نحو ممکن مدیریت کند. این سیستم به شرکت امکان می‌دهد تا اطلاعات مهمی مانند سوابق کارکنان، توانمندی‌ها، تربیت و توسعه، ارزیابی عملکرد و نیازهای آموزشی را مدیریت کند و به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک درباره منابع انسانی کمک کند.

3. افزایش تطبیق‌پذیری: سازمان‌ها در دنیای کسب و کار پویا باید قادر باشند به سرعت تطبیق پیدا کنند. با استفاده از سیستم جامع منابع انسانی، سازمان می‌تواند به سرعت به تغییرات مورد نیاز در ساختار سازمانی، نیازمندی‌های پرسنلی و تغییرات سیاست‌ها و رویه‌ها پاسخ دهد.

4. بهبود ارتباطات داخلی: سیستم HRMS امکان بهبود ارتباطات داخلی در سازمان را فراهم می‌کند. این سیستم به کارکنان و مدیران امکان می‌دهد تا از طریق پورتال‌ها و ابزارهای مختلف ارتباطی، اطلاعات و درخواست‌های خود را به اشتراک بگذارند و از طریق سیستم پیام‌رسانی داخلی به تعامل بیشتری دست پیدا کنند.

5. استفاده بهینه از منابع: با استفاده از سیستم HRMS، سازمان می‌تواند منابع خود را به صورت بهینه استفاده کند. مدیریت بهتر منابع انسانی، کاهش زمانی که صرف فرآیندهای مدیریتی می‌شود، و بهبود دسترسی به اطلاعات مربوطه، منجر به بهبود بهره‌وری و صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود.

به طور خلاصه، سیستم جامع منابع انسانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا منابع انسانی خود را بهینه کنند، فرآیندهای مدیریتی را بهبود بخشند، تطبیق‌پذیری را افزایش دهند و بهبود کارایی و عملکرد سازمانی را دست یابند.

سیستم جامع منابع انسانی نیلرام

سیستم جامع منابع انسانی نیلرام داده پردازی نیلرام امکانات مناسبی برای ثبت، ردیابی،کنترل و در نهایت گزارش‌گیری از اطلاعات مربوط به کلیه مشخصهای پرسنل سازمان را فراهم نموده است و با توجه به این ویژگی کلیه سطوح مرتبط سازمان با این سیستم امکان مدیریت پرسنل را در این حوزه دارند.

مشاهده اطلاعات بیشر