قبل از ایجاد سیستم اتوماسیون اداری،در سال 2006 یک تحقیق بر روی میزان بازدهی سیستم های اداری صورت گرفت . محققان با نتایج عجیب و تاسف انگیزی رو به رو شدند.از 100 درصد کار روزانه یک اداره تنها 30 درصد آن کار مفید بوده 70 درصد آن کارهای غیر مفید مانند کاغذ بازی، نامه نگاری و … بوده است.
این یک فاجعه بزرگ است فرض کنید در سال 2021 نیز همچین بازدهی از یک شرکت علاوه بر 100 درصد ضرر برای صاحب شرکت، به اقتصاد مملکت ها نیز آسیب جدی خواهد رسانید و آن ها را از پیشرفت دور خواهد کرد.قطعا نوابغ و مخترعان در این شرایط به فکر اختراع یک سیستم یا نرم افزار می افتند تا بتواند کارهای مربوط به کاغذ بازی را انجام داده و ارتباط بین پرسنل و سازمان های دیگر را تسهیل بخشد.
برای سیستم اتوماسیون اداری تعاریف متعددی ارائه شده است که در ادامه به بعضی از آن ها اشاره می کنیم:
- یک سیستم مبتنی بر کامپیوتر است. اطلاعات را جمع آوری و ذخیره می نماید. این اطلاعات شامل مستندات ، پیام های الکترونیک و تمامی فرم های ارتباطات اداری بین افراد، گروه های کاری و سازمان ها می باشد.
- نرم افزار پردازش کلمه و تصویربرداری از مستندات بخش هایی از سیستم اتوماسیون اداری می باشد.
- تعریفی که در ویکی پدیا فارسی برای اتوماسیون اداری آمده است به صورت زیر است؛ به مجموعه ای از روش های کاری، سخت افزار و نرم افزار رایانه ای می باشد که جهت ذخیره، بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می رود تعریف شده است.
تاریخچه اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری به عنوان یکی از اساسی‌ترین تکنولوژی‌های مدیریتی در دنیای امروز، دارای یک تاریخچه بلند و پیچیده‌ای است. این تاریخچه از آغاز دوران کاربرد اولیه ماشین‌آلات تا توسعه سیستم‌های پیشرفته اطلاعاتی در دهه‌های اخیر تغییرات بسیاری را تجربه کرده است.
در دهه 1940، با معرفی کامپیوترها به عنوان دستگاه‌های محاسباتی پیچیده، اتوماسیون اداری به صورت نخستین به سازمان‌ها و شرکت‌ها وارد شد. این کامپیوترها به شرکت‌ها کمک کردند تا عملیات مالی، حسابداری، و مدیریت منابع انسانی را بهبود بخشند. این مرحله اولیه اتوماسیون اداری متمرکز بر استفاده از کامپیوترها برای انجام محاسبات پایه بود.
در دهه 1960 و 1970، با پیشرفت فناوری‌های اطلاعاتی و مدیریتی، سیستم‌های اتوماسیون اداری بهبود یافت و شامل اصطلاحاتی مانند “سیستم‌های مدیریت اطلاعات” و “سیستم‌های اطلاعات مدیریتی (MIS)” شدند. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کردند تا اطلاعات خود را بهبود بخشیده و از منابع خود بهتر استفاده کنند.
در دهه 1980 و 1990، با گسترش استفاده از شبکه‌های کامپیوتری و اینترنت، اتوماسیون اداری به مفهومی گسترده‌تر تبدیل شد. سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی (ERP) و نرم‌افزارهای مدیریت مشتریان (CRM) به عنوان ابزارهای اصلی برای مدیریت همه جانبه سازمان‌ها معرفی شدند. این دوره باعث ارتقاء بهره‌وری و کارایی سازمان‌ها شد.
در دهه‌های اخیر، با رشد تکنولوژی‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی (AI) و اینترنت اشیاء (IoT)، اتوماسیون اداری به مرحله‌ای جدید و پیچیده‌تر رسیده است. این تکنولوژی‌ها به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا عملیات خود را بهبود بخشیده و تصمیم‌گیری‌های هوش مصنوعی مبتنی بر داده‌های بزرگ را انجام دهند، تا به بهره‌وری بیشتری دست پیدا کنند. در کل، تاریخچه اتوماسیون اداری نشان دهنده رشد و تکامل مداوم این حوزه در پاسخ به نیازهای مدیریتی سازمان‌ها و کسب‌وکارهاست.
اهداف استفاده از اتوماسیون اداری
اگرچه در ابتدا اتوماسیون های اداری صرفا برای خودکار سازی فرایند نامه نگاری تولید و طراحی و سپس عرضه شد اما پس از گذشت مدت زمانی، فرهنگ های سازمانی متوجه نیاز جدی به آن شدند تا با استفاده از آن بتوانند وظایف و فرایند های خود را به بهترین نحو به انجام برسانند.
در حقیقت از اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری برای بهینه کردن فرایند ها استفاده شد. در حقیقت می توان اهداف اصلی استفاده از اتوماسیون اداری را رفع نیاز هایی از جمله بزرگی سازمان، پیچیدگی های فرایند نامه نگاری، آرشیو الکترونیکی، نامه های ارسالی و هم چنین دریافتی فراوان و هم چنین اهمیت نامه نگاری در یک سازمان دانست.
نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیونهای اداری یک نرم افزار پیشرفته و با کاربردی ساده می باشد که جهت سهولت کار ادارات جهت انجام مکاتبات، کاربران و گردش اسناد و فرم هایی که بین آن ها رد و بدل می شود می باشد.
کار این نرم افزار ثبت، گردش و بایگانی انواع مکاتباتی که درون سازمان و بیرون سازمان با سایر سازمان ها و نهاد ها صورت می گیرد می باشد.
این نرم افزار انجام انواع نامه هایی را که قبلا به صورت دستی هر یک از بخش های اداره جات جهت امری درون سازمانی و برون سازمانی انجام می دادند تسهیل نموده است.
ثبت اسناد و مدارکی که قبلا احتیاج به مکتوب کردن به صورت دستی و البته دقیق داشت و نگهداری از آن ها نیز یک مشکل بزرگ دیگر بود که همه اداره ها با آن روبه رو بودند یکی دیگر از مزیت های بسیار مفید نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.
جلوگیری از ازدحام، رفت و آمد کارکنان و ارباب رجوع نیز یکی از بزرگترین مزیت های نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد. علاوه بر موارد نام برده نرم افزار یاد شده وظیفه مدیریت فرآیندهای کسب و کار را نیز به عهده می گیرد.بخش هایی از فرآیند مانند بازاریابی، جذب و نگهداری مشتری از جمله بخش های اصلی یک فرآیند کسب و کار می باشد.این نرم افزار در صرفه جویی زمان بسیار موثر بوده و در پیشرفت شرکت ها با مدیریت صحیح زمان تاثیر بسزایی گذاشته است.
سامانه اتوماسیون اداری
سامانه اتوماسیون اداری تحت وب با سامان دهی مکاتبات اداری، انواع فرم های سازمانی، پیگیری دقیق، گردش نامه، مدیریت بهینه جلسات از جمله فعالیت سامانه اتوماسیون اداری را انجام می دهد.مزیت این سامانه رسیدگی به انواع مکاتبات درون سازمانی همچنین امکان تعامل الکترونیکی برون سازمانی می باشد. قبلا نتایج یک تحقیق را برای شما بیان کردیم. در سال های نه چندان دور شرکت هایی که فعالیتشان را به صورت سنتی انجام می دانند 70 درصد از زمان خود را صرف انواع مکاتبات اداری می نمودند.
این شرایط به ضرر شرکت ها تمام می شد زیرا پرسنل و مدیران به جای رسیدگی به دغدغه های مربوط به کسب و کار از جمله مشتری باید وقت خود را صرف نامه نگاری های گوناگون می نمودند و این کل زمان را جهت انجام کارهای مفید که منتهی به سود شرکت می شد از آن ها می ربود.
سیستم اتوماسیون اداری ارسال نامه ها را در کسری از ثانیه انجام می دهد. امکان نگهداری نامه ها هم در سازمانی که نامه را مکتوب کرده و هم در سازمانی که دریافت کننده نامه بوده تا مدت زمانی طولانی امکان پذیر می باشد.با اختراع نرم افزار اتوماسیون اداری کار مدیران و پرسنل سازمان هم بسیار آسان شد و هم سوددهی شرکت افزایش یافت.
در صورتی که نیاز به ارسال یک نامه به یک نقطه از کشور یا حتی خارج از کشور باشد خیلی راحت می توان نامه را با کامپیوتر تنظیم و آن را به مقصد در مدت چند ثانیه ارسال کرد.
آموزش اتوماسیونهای اداری
یک سری از شرکت ها وجود دارند که در بستر اینترنت نرم افزار اتوماسیون اداری را آموزش می دهند . ممکن است که آموزش های ارائه شده در چندین جلسه انجام شود. البته برای یادگیری یک نرم افزار به صورت دقیق و تخصصی نیاز به صرف هزینه می باشد. صرف هزینه جهت آموزش هیچگاه هدر رفت پول نمی باشد بلکه به دلیل بازدهی بالایی که در آینده خواهد داشت به نوعی سرمایه گذاری می باشد.
قسمت های مهمی از نرم افزار اداری که مربوط به ارجاع نامه، قابلیت های مختلف نرم افزار جهت تسریع در انجام کارها، چگونگی ایجاد نامه هایی که در داخل سازمان ارسال می شود و یا نامه هایی که به خارج سازمان ارسال می گردد. آشنایی با تقویم جلساتی که مدیران و مسئولین دفاتر از آن استفاده می کنند. به طور کلی شرکت در کلاس های آموزشی نرم افزار برای همه پرسنل و مدیران الزامی می باشد.در کلاس های آموزشی هر آنچه را که باید از یک نرم افزار بدانید به طور کامل یاد می گیرید و در هنگام استفاده از سیستم مشکلی نخواهید داشت.
بخش های سیستم اتوماسیون اداری
همیشه مدیران نیازمند یک نرم افزار مفید و کاربردی هستند تا کارهای آنان را تسریع بخشیده و انجام مکاتبات را به راحتی برای آن ها انجام دهد.نرم افزار اتوماسیون اداری برای این کار طراحی شده است. این نرم افزار دارای بخش های مختلفی است که در زیر بدان ها اشاره می کنیم:
دبیرخانه
بخش اصلی یک اتوماسیون اداری می باشد که شامل ثبت، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی می باشد. در واقع هسته اصلی سازمان را این بخش تشکیل می دهد.
ﻓﺮم ﺳﺎز و ﻣﻮﺗﻮر ﮔﺮدش ﻓﺮم
همه مکاتبات اداری ختم به نامه نمی شود. بخشی از مکاتبات در قالب فرم های اداری و جریان کاری صورت می گیرد به همین دلیل یک بخش جدید هم با عنوان فرم ساز و موتور گردش فرم به سیستم اتوماسیون اداری اضافه شده است.
ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﺟﻠﺴﺎت و ﺳﺎﻣﺎﻧﺪه
تمامی جلسات و قرارهای کاری و پیگیری و نگهداری مستندات مربوط به آن ها در این بخش انجام می شود.
آرﺷﯿﻮ اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮏ
با گذشت زمان و افزایش حجم اطلاعات یک اداره نیاز به یک بخش جهت نگهداری مستندات احساس می شود که بسیاری از شرکت ها از این بخش تحت عنوان آرشیو الکترونیک استفاده می کنند.
ﭘﺮﺗﺎل ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺑﺮون ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ
این بخش جهت سامان دهی به مکاتبات برون سازمانی تعبیه شده است و هدف آن افزایش رضایت ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست های اداری می باشد.
ﮐﺎرﺗﺎﺑﻞ آﻓﻼﯾﻦ
مکاتبات اداری بین سازمان ها به دلیل پراکندگی جغرافیایی افزایش یافته است. در سیستم های اتوماسیون اداری یک بخش هم برای دسترسی به مکاتبات انجام شده در زمان هایی که کاربر به اینترنت وصل نیست تعبیه شده است.تا زمانی که نامه ارسال شد ذخیره شده و هنگام استفاده گیرنده نامه از اینترنت بتواند آن را مشاهده نماید.
اتوماسیون اداری رایگان
برخی از شرکت های نرم افزاری داخلی یک سری نرم افزارها را طراحی نموده اند که می توانید به صورت رایگان دانلود کرده و از آن ها بهره ببرید.البته ارائه خدمات سیستم های رایگان به طور کامل و 100 درصد نیست اما امکانات آن ها کم هم نیست و در برخی از ان ها بیش از 75 درصد نیاز کاربر برآورده می شود.
استفاده از سیستم اتوماسیونهای اداری و بهره گیری از هر کدام از بخش ها بیشتر به نیاز شرکت شما بستگی دارد.برخی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری داخلی هم حتی قابل رقابت با نوع خارجی می باشد و 100 درصد نیاز کاربر را برآورده می کنند از جمله آن ها می توان به نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه فرا رایانه اشاره کرد که با همت متخصصان ایرانی تولید شده است.نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست، آرین سیستم نیز از جمله نرم افزارهای رایگان تولید داخل می باشد.
مزایا معایب استفاده از اتوماسیون اداری
استفاده درست از اتوماسیون های اداری فایده های بسیاری برای سیستم و سازمان شما به دنبال خواهد داشت که در ادامه قصد داریم تا به چند مورد از این مزایا و معایب بپردازیم :
- این امکان را به وجود می آورد تا تمامی کار های اداری در هر زمانی و هر مکانی حتی در خارج از محل کار انجام شود.
- با استفاده از اتوماسیون اداری، می توان از زمان استفاده ی بهینه داشت.
- مکاتبات کاغذی که حجم آن نیز قابل توجه می باشد حذف می شود که باعث صرفه جویی نیز خواهد شد.
- اسناد و سوابق در حجم و ابعاد کم تر و در عین حال امنیت بسیار بیشتر نگهداری می شوند و هر گاه نیاز به آن ها شد، به راحتی می‌توان به آن ها مراجعه کرد.
- امکان بروز اشتباه در هنگام ثبت اسناد و مدارک به شدت کاهش و حتی متوقف می شود.
- امکان شفاف سازی و همچنین مدیریت متمرکز در مراحل مختلف گردش اسناد به راحتی به وجود می آید.
- امکان مدیریت و همچنین نظارت با وجود سیستم اتوماسیون اداری به راحتی و بر عملکرد تک تک کارکنان به وجود می آید.
- این امکان برای مراجعه کننده وجود دارد تا در هر لحظه بتواند از آخرین اقداماتی که صورت گرفته مطلع شود و از پیشرفت کار خود آگاه شود.علاوه بر این ارباب رجوع نواقص پرونده خود را می بیند و نسبت به رفع آن ها نیز اقدام می نماید.
- امکان تعامل الکترونیکی با سایر سازمان ها و سیستم ها با کمک اتوماسیون اداری به راحتی فراهم می شود.
- با حذف مکاتبات کاغذی، به صرفه جویی در مصرف کاغذ و همچنین جلوگیری از قطع درختان و در نهایت نیز حفظ محیط زیست کمک بزرگی می شود.
- استفاده درست از اتوماسیون اداری نه تنها باعث ایجاد معایبی نخواهد شد، بلکه پیشرفت چشمگیری را نیز به دنبال خواهد آورد.
- تاثیر اتوماسیون اداری بر صنعت کسب و کار
در این جا قصد داریم تاثیر اتوماسیون اداری بر صنعت کسب و کار را بررسی کنیم. در حقیقت اتوماسیون اداری تمام مکاتبات اداری درون سازمانی و همچنین برون سازمانی را کنترل و تنظیم می کند و از این طریق به پیشبرد صنعت و کسب و کار کمک بسیاری می کند.
علاوه بر آن این قابلیت را به افراد می دهد تا حتی در زمان هایی که به اینترنت دسترسی ندارند نیز با نرم افزار کار کنند. مثلاً نامه ها را بخوانند و تغییرات لازم را نیز اعمال کنند، پس از وصل شدن مجدد به اینترنت تمامی این اطلاعات به درستی در این سیستم ثبت خواهد شد.
یکی از مهم ترین مراحل هر صنعت و کسب و کاری، تهیه گزارش از آن است که اتوماسیون اداری قادر است این کار را به درستی انجام دهد و با گزارش شهاب دقیق و کامل، به پیشرفت در صنعت و کسب و کار بیانجامد. علاوه بر این موارد، اتوماسیون اداری اطلاع رسانی های لازم را بر عهده می گیرد و به درستی آن را انجام می دهد.به طور کلی تاثیر مثبتی که اتوماسیون اداری بر صنعت و کسب و کار می گذارد بسیار گسترده می باشد و تنها لازم است از آن به درستی استفاده کرد.
